7 типовых ошибок при работе с КСА и как их решить

19 апреля 2018

Бухгалтерам в сфере торговли часто приходится разбирать ошибки кассиров, а вот платить штрафы за эти ошибки приходится компании, что совершенно не нравится руководителям. Представляем сборник типовых “косяков” кассиров и рассказываем как их избежать.

 

1. Кассир пробил по терминалу, но не пробил по КСА.
1.2 Кассир пробил по терминалу, а показал как наличку по КСА (и наоборот).

Первый случай - это занижение налогооблагаемой базы. Кассир должен написать объяснительную и пробить чек по КСА.

Второй случай - это грубейшая ошибка, которая показывает, что предприятие не следит за кассовой дисциплиной. Такие ошибки приводят к тому, что в книге кассира будет показана неверная сумма остатка денег в КСА.

Как избежать обоих случаев:

  1. сделать сверку в конце дня до формирования Z отчета,

Cверяем  “Итого” отчета по терминалу и безналичные продажи в X отчете. Эти цифры должны быть равны. Если они не равны, значит где-то ошибка. Надо разбираться. 

  1. при заполнении книги кассира сверять фактические наличные деньги с данными книги, заполнять книгу кассира ежедневно (каждую смену).

 

2. Кассир неправильно пробил чек.

Ситуация 1. Ошибка обнаружена до печати кассового чека.

В этом случае кассир исправляет на КСА неправильно набранную им информацию - отменяет операцию в чеке или отменяет весь чек в зависимости от модели КСА - и вводит правильные данные.

Ситуация 2. Ошибка обнаружена после печати кассового чека.

В данной ситуации кассир должен:

1) Выдать покупателю новый кассовый чек.

2) Ошибочно сформированный кассовый чек оставить у себя.  

Каким образом оформить такой чек, уточните у обслуживающей КСА организации. Использование (погашение) таких чеков запрещено.

3) В конце рабочего дня (смены) составить реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования и приложить к нему все ошибочно сформированные кассовые чеки за этот рабочий день (смену).

4) При использовании кассового оборудования без СКНО записать в графу 11 книги кассира итоговую сумму, указанную в данном реестре.

5) На кассовом оборудовании с установленным СКНО аннулировать ошибочно сформированный чек.

Ситуация 3. Кассир обнаружил ошибку, а покупатель уже ушел и не вернул ошибочный кассовый чек.

Что делать:

1) Не пробивать на кассовом оборудовании правильный кассовый чек и не составлять реестр ошибочно сформированных платежных документов.

2) В конце рабочего дня (смены) вывести Z-отчет, несмотря на то, что информация этого отчета содержит допущенную кассиром ошибку.

3) Не вносить исправления в Z-отчет.

4) На основании данных выведенного Z-отчета заполнить гр.5, 7, 8, 9 книги кассира.

5) В гр.12 книги кассира указать фактически сданную выручку за рабочий день.

6) В гр.13 книги кассира записать фактический остаток наличных денег на конец дня.

7) Написать объяснительную с указанием когда, как и на какую сумму произошла ошибка.

 

3. Клиент хочет вернуть товар: как сделать это правильно?

Алгоритм действий:

1) Получите устное или письменное заявление покупателя о желании вернуть товар.

2) Проверьте, действительно ли товар купили у вас.

Подтверждением, что товар купили у вас, могут быть:

  1. чек, квитанция или другие документы,
  2. свидетельские показания,
  3. элементы упаковки, подтверждающие приобретение товара у вас.

3) Посмотрите перечень товаров, не подлежащих возврату. Если товар возврату не подлежит, отправьте покупателя домой.

4) Если товар можно вернуть, верните деньги покупателю или поменяйте товар.


Как вернуть деньги:

1) Оформите акт о возврате наличных денежных средств покупателю (если чека нет, то в графе «№ чека» в акте ставьте прочерк).

2) Если покупатель предъявил чек на несколько позиций, верните деньги и копию чека (чек) с отметкой о возврате товара, а чек (копию чека) с отметкой о возврате оставьте у себя.

3) В конце дня в книге кассира в графе 10 «Возвращено сумм наличных денежных средств покупателям» заполните строку на сумму возвращенных денежных средств.

Не возвращайте деньги и не меняйте товар, если товар поврежден покупателем.

 

4. Кассир принял деньги без подтверждающих документов.

Любые денежные средства принимаются с оформлением специальных документов или пробитием чека! Есть перечень с исключениями. Смотрите в 107 Инструкции.

 

5. Кассир отдал деньги из КСА и не оформил документы.

Такая ситуация - риск для кассира. Только подтверждающий документ докажет, что вы выручку сдали, а не украли. Даже если приходит собственник или директор, требуйте оформления документов!

Например: расходный кассовый ордер. 

 

6. Кассир сдал денег больше, чем продал.

Частая ошибка, если не вести учет или книгу кассира. На расчетный счет нужны деньги и кассир сдает сколько нужно. Потом выясняется, что столько денег даже не заработали.

Как избежать: ведите учет и книгу кассира или обращайтесь к профессионалам - мы подскажем.

Важно: если вы сдаете на расчетный счет больше денег, чем пробили по кассе, ИМНС поймет, что, скорее всего, вы пробиваете не все чеки :)

 

7. Кассир не сдал выручку.  

Выручку обязаны сдавать все, кроме ИП. Выручка изымается из КСА не реже 1 раза в 7 дней и не реже 1 раза в 30 дней из кассы предприятия. Подробней.

 

Перешлите эту статью вашим кассирам, чтобы в будущем они не повторяли ошибки и исправляли их самостоятельно.  

Комментарии

Добавить комментарий