Как пользоваться электронной почтой: полезные советы

14 июля 2017

Подписка на журнал

Мы в соцсетях

В настоящее время выпущено множество умных книг о том, как сделать содержание письма эффективным, информативным, вежливым и т.д.

А вот как грамотно пользоваться почтовыми сервисами и отправлять всю эту тщательно продуманную красоту? Разберем в этой статье.

 

1 Как написать письмо?

Перед тем, как написать письмо, необходимо указать получателя.

Это может быть один человек или несколько.

Обратите внимание, что в поле “Кому:” существуют кнопочки: Копия / Скрытая копия.

 

Google почта

 

Яндекс почта

 

Копия служит для того, чтобы письмо мог увидеть не только основной получатель.

Например, Вы пишите письмо своему партнеру и хотите, чтобы для понимания ситуации это письмо также получил Ваш маркетолог. Поэтому, в поле “Кому:” Вы напишите партнера, а в поле “Копия:” своего маркетолога.

Если Вы поставите электронную почту маркетолога в Скрытую копию, то ему придет Ваше письмо, однако, основной получатель письма (Ваш партнер) уже не увидит, что письмо было отправлено кому-то еще.

Скрытую копию можно использовать, например, если вы хотите разослать общую информацию для своих клиентов и, с точки зрения этики, не “слить” их адреса друг другу.

 

2 Тема письма.

Важно указывать тему Вашего письма, чтобы получатель, до того как открыть его, мог понять о чем идет речь. И вероятность того, что такое письмо затеряется среди множества других уменьшается.

Также имейте в виду, что текст письма должен соответствовать теме. Если в письме с темой “Данные по заработной плате” Вы, после того как выслали данные, попросите уволить сотрудника - получить Ваш запрос и не потерять его будет сложнее, чем когда Вы создадите новое письмо с новой темой.

 

Google почта

 

Яндекс почта

 

3 Обратите внимание на рабочие панели при написании письма.

Они позволяют изменить шрифт, размер, цвет, расположение текста. Добавить цитаты, маркеры и  картинки.

 

Google почта

 

Яндекс почта

 

Однако, советуем не злоупотреблять этими настройками, т.к. на разных почтовых сервисах информация может отображаться по-разному. И есть вероятность, что письмо будет выглядеть не так красиво, как Вы задумали первоначально.

 

4 Чтобы в каждом Вашем письме отображались Ваши контактные данные, необходимо: Зайти в настройки, найти “Подпись”, добавить текст и сохранить изменения.

 

Google почта

 

Яндекс почта

 

5 Как правильно отвечать на письма?

Допустим, Вам пришло письмо, в котором Вы не единственный получатель.

Если вы хотите ответить отправителю письма, а также остальным получателям, то перед тем, как набирать текст, нажмите “Ответить всем”.

 

Google почта

 

Яндекс почта

Если же только одному отправителю -  нажмите просто “Ответить”.

 

Надеемся, наша статья была полезной для Вас.

Комментарии

Добавить комментарий