Командировка: подробный разбор

07 августа 2018

После прочтения статьи Вы будете знать все о командировках. В ней приводятся подробные объяснения с примерами документов.

 

Что такое командировка, что не считается командировкой и кого нельзя отправить в командировку?

Командировка - поездка работника (в том числе совместителя) по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

 

Командировки делятся по срокам на:

  1. однодневные;     
  2. многодневные.

 

По видам на:

  1. по Республике Беларусь;
  2. заграничные.

Не считаются командировками:

  1. поездки по работе, носящей разъездной либо подвижной характер (курьер);
  2. поездки в пределах населенного пункта, где располагается наниматель;
  3. поездки лиц, работающих на основании гражданско-правовых договоров, в том числе договора подряда.

 

Нельзя направить в служебную командировку ни при каких обстоятельствах:

  1. беременных женщин (ч. 1 ст. 263 ТК);
  2. женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (ч. 1 ст. 263 ТК).

 

Что нужно оформить для командировки?


Для оформления командировки надо:

  1. приказ;
  2. задание;
  3. отчет по командировке;
  4. авансовый отчет.

 

Приказ - распоряжение нанимателя о направлении сотрудника в командировку. В приказе указываются:

  1. ФИО командируемого работника, его должность (профессия);
  2. наименование структурного подразделения, в котором трудится работник (при его наличии);
  3. место командировки;
  4. срок поездки;
  5. цель поездки.


Приказ оформляется в организации, утверждается директором.
На примере выделены места, в которых должна быть подпись.

 

Задание на командировку (по Беларуси не обязательно) должно описывать цель командировки, т.е. конкретные задачи, которые ставит наниматель перед сотрудником.

 

Отчет о командировке составляет сотрудник. Отчет обязателен при командировке за границу. Если командировка по Беларуси, то отчет не обязателен, но наниматель вправе его запросить. В отчете отражаются результаты командировки (пример: проведены переговоры, заключен контракт и т.д.).

 

Авансовый отчет – отчет о деньгах, потраченных в командировке. Отчет не имеет установленной формы. Как правило, разрабатывается в организации самостоятельно и делает его бухгалтер. 

Если отчет делает сотрудник, то крайний срок предоставления отчета:

  1. 3 рабочих дня со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), если деньги на командировку выдавались наличными;
  2. 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), если деньги переводились на дебетовую карточку или часть выдавалась наличными, а часть переводилась на дебетовую карточку .

К авансовому отчету нужно приложить:

  1. оригиналы проездных документов, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
  2. оригиналы документов, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы.

Пример авансового отчета:

 

Важно: документы по командировке надо передать в бухгалтерию не позднее 5 числа месяца, следующего за месяцем, в котором была командировка.

 

Что возмещается работнику при командировке?

 

Суточные - это личные расходы сотрудника в месте командирования. Рассчитываются исходя из установленных норм для государства командирования. При однодневной командировке – 50% от нормы.

 

Расходы на проезд - это расходы на проезд к месту командирования и обратно. Возмещаются на основании подлинных проездных документов. При покупке билета через Интернет подтверждающими документами являются:

 

Автомобильный транспорт

Документ на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета.

Авиа

Маршрут-квитанция на бумажном носителе, посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона), который подтверждает, что пассажир воспользовался билетом.

ЖД

Бланк заказа на бумажном носителе, распечатанного при оформлении электронного билета с электронной регистрацией на сайте Белорусской железной дороги.

 

Пример ЖД билета:

 

Пример билета на автобус:

 

Пример авиа-билета:

 

Пример электронного билета:

 

Пример посадочного талона:

 

Важно: если посадочного талона или электронного билета при перелете нет, надо заказать в компании-перевозчике справку, подтверждающую факт поездки. Справку может заказать только сотрудник, который летал.

 

Пример справки:

 

Расходы на проживание возмещаются, если соблюдается 2 фактора: командировка многодневная и у сотрудника есть оригиналы документов о расходах. Расходы на проживание возмещаются в пределах норм, установленных для государства командирования. Возместить сотруднику затраты сверх норм организация может только с согласия нанимателя (приказ).

При найме жилья у ИП следует учитывать, что, если работник проживал один в двухкомнатной или трехкомнатной квартире, то ему можно возместить соответственно 1/2 или 1/3 часть его расходов.

 

Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения делятся на 2 вида:

  1. документы, подтверждающие приобритение услуг;
  2. документы, подтверждающие оплату услуг.

 

К документам, подтверждающим приобретение услуг, относятся:

  1. счет (квитанция), при проживании в гостинице;
  2. договор найма жилого помещения, при проживании в квартире у ИП.

 

Квитанция (счет) должны содержать след. сведения (если документ на иностранном языке, должен быть подстрочный перевод):

  1. наименование организации, оказывающей услуги по проживанию;
  2. ФИО командированного сотрудника;
  3. сведения о предоставляемом номере;
  4. срок проживания в гостинице;
  5. цена номера.

 

Пример счета из гостиницы:

 

К документам, подтверждающим оплату услуг, относятся:

  1. кассовый чек или квитанция о приеме наличных денежных средств при оплате наличными деньгами;
  2. кассовый чек и карт-чек либо банковская выписка по счету, к которому выдана дебетовая карта, при оплате картой;
  3. карт-чек либо банковская выписка по счету, к котороу выдана дебетовая карта, при оплате через интернет-банкинг.

 

Иные расходы. Помимо суточных, расходов на проезд и проживание, наниматель может возместить сотруднику и иные расходы:

  1. оплата проезда по платным дорогам;
  2. оплата стоянок автотранспорта;
  3. оплата услуг связи;
  4. оплата завтрака, предоставленного гостиницей;
  5. оплата провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза.

 

Указанные расходы возмещаются только в случае, если наниматель в курсе и дал согласие. Для подстраховки можно взять у нанимателя письменное разрешение. Его можно получить как до начала командировки, так и после возвращения. Основанием для возмещения иных расходов являются оригиналы подтверждающих документов (чеков, счетов, квитанций и т.п.).

Комментарии

Добавить комментарий